Hinh Anh Ghep Chu Hai Huoc
Quy trình tốt hay không được đánh giá qua mức độ vận dụng vào thực tiễn và nó phải nâng cao chất lượng của người thực hiện công việc. Quy trình được lập ra không có nghĩa là hoàn toàn dập khuôn, trong một số trường hợp nó phải được vận dụng linh hoạt, tránh mắc bệnh giấy tờ. Kết luận Bài viết này mang tính chất tổng quan, giúp cho anh/chị/em hiểu những điều cơ bản nhất về Quy trình và vai trò của Quy trình. Khi quy mô Công ty càng ngày càng rộng, số lượng nhân sự ngày càng lớn thì Quy trình thực sự phát huy vai trò của nó. Theo
Ví dụ trình tự công việc cho việc mua hàng trong hệ thống ERP minh hoạ như sau: Các bộ phận có nhu cầu mua hàng xây dựng yêu cầu mua hàng POP (Purchase order Proposal) -> phòng mua hàng -> Nhân viên phụ trách mua ứng với từng loại hình xem xét -> Đề nghị mua hàng của bộ phận mua hàng -> phê duyệt của lãnh đạo phòng -> đề nghị báo giá hoặc đấu thầu -> đánh giá nhà cung cấp -> lựa chọn NCC-> lập đơn hàng chính thức PO -> nhận khẳng định cung ứng từ NCC -> theo dõi nhận hàng -> nhận hóa đơn từ NCC -> chuyển hoá đơn đến kế toán thanh toán…. 2. Khả năng xem xét trình tự công việc và phê duyệt công việc trên hệ thống. Lúc này việc hoạch định phân quyền cho từng bước xử lý công việc của mỗi một quy trình phải nghiêm ngặt để đảm bảo tính đúng đắn của thông tin và truy cứu trách nhiệm sau này. 3. Giống như ví dụ workflow động mà tôi nêu trên, cái này được thực thi qua hệ thống tham số quy trình nghiệp vụ và khả năng ánh xạ tham số vào thiết lập quy trình nghiệp vụ (mapping). Đây cũng là một chỉ tiêu rất quan trọng để đánh giá khả năng của một ERP.
Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm Quy chế, Quy định và Quy trình do doanh nghiệp ban hành. Việc ban hành hệ thống quy chế, quy phạm, quy trình có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý điều hành doanh nghiệp; tuy nhiên để xây dựng và ban hành một văn bản quy phạm hợp pháp, phù hợp thực tế, đảm bảo tính khoa học ứng dụng là điều không đơn giản. Quy phạm nội bộ, phải đảm bảo: – Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật. – Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp trong từng lĩnh vực cụ thể. – Tính hiệu quả: Quy phạm nội bộ tạo hành lang pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp, góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp; khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi; Trước khi xây dựng quy phạm nội bộ, cần xác định mục đích, sự cần thiết, phạm vi, đối tượng điều chỉnh cụ thể. Xác định được mục đích và đối tượng chính là doanh nghiệp đã xác định được "tên loại" quy phạm cần ban hành.
Hướng dẫn công việc là gì? Hướng dẫn công việc đơn giản là các tài liệu mô tả cụ thể, chi tiết, rõ ràng từng bước một phải tuân theo để thực hiện chính xác bất kỳ hoạt động hoặc công việc/ nhiệm vụ cụ thể nào. Các hướng dẫn công việc chủ yếu tập trung vào việc giải thích một hoạt động cụ thể sẽ được thực hiện như thế nào và việc tuân theo là bắt buộc. Thường sẽ được trình bày dưới dạng mô tả các bước thực hiện. Bước 1 làm gì, bước 2 làm gì… Lấy ví dụ quá trình sản xuất kẹo, tại quy trình đóng gói, ta có hướng dẫn gói kẹo, hướng dẫn kiểm tra kẹo sau khi gói. Hoặc hướng dẫn lựa kẹo đóng gói không đúng tiêu chuẩn để tách riêng, loại bỏ chẳng hạn. Cụ thể thêm chút nữa, lấy ví dụ hướng dẫn công việc lựa kẹo đóng gói không đúng tiêu chuẩn ta có các bước: B1: Cầm viên kẹo lên, soi dưới ánh đèn B2: Xoay 1 vòng từ trái qua phải để kiểm tra xem giấy gói kín chưa, có bị hở không B3: Kiểm tra 2 đầu quấn của viên kẹo đã được quấn đúng chưa … 4.
Đây thường là giai đoạn zui nhất trong dự án. (4) Review internally – Xem xét nội bộ, đây là lúc chốt lại ba ý tưởng tốt nhất để thuyết trình cho khách hàng. (5) Write Proposal – Viết Lời cầu hôn, nhầm, mà cũng gần như vậy. Proposal trong ngành marketing và quảng cáo có nghĩa là Bản đề xuất, thường dưới dạng PowerPoint để thuyết trình các giải pháp của công ty quảng cáo cho khách hàng. (6) Present ideas/plans – Thuyết trình kế hoạch và ý tưởng. Giai đoạn đau tim nhất. Ý hay mà nói dở cũng thua như thường. (7) Revise & Represent – Nhận phản hồi, điều chỉnh và thuyết trình lại. Đây là giai đoạn (thường) kém vui nhất trong dự án. (8) Raise quotation – Đề xuất và bảo vệ ngân sách. "Chất xám bao tiền một kí (kg)" chính là lúc này đây. Bán được ý tưởng đã khó, bán được đề xuất ngân sách để làm tốt nhất càng khó hơn. Cạnh tranh kịch liệt cho ngôi vị "kém vui" với giai đoạn (7) (9) Pre-Production – Họp tiền sản xuất. Sau khi chốt ngân sách, hai bên (khách hàng và công ty quảng cáo) sẽ họp với các đơn vị sản xuất để lên kế hoạch thực hiện.
Việc tuân thủ theo đúng quy trình tín dụng ở các ngân hàng là vô cùng quan trọng. Việc xác lập một quy trình tín dụng, áp dụng theo nó và không ngừng hoàn thiện nó sẽ giúp cho ngân hàng ngân cao chất lượng các san rphẩm, dịch vụ tín dụng của mình và giảm thiểu rủi ro tín dụng. Ngoài ra, đối với công tác quản lý, quy trình tín dụng chính là cơ sở cho việc phân định quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận trong hoạt động tín dụng, đồng thời là căn cứ để thiết lập các hồ sơ, thủ tục vay vốn,... >>> Xem thêm: Tìm hiểu: Bảo hiểm tín dụng là gì? 2.
Mong rằng sẽ hữu ích với bạn đọc. Ai Le
Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp. Ví dụ: Phòng HCNS có quy trình tuyển dụng, nhân viên HCNS sẽ biết bản "Danh sách ứng viên dự tuyển" phải bao gồm những thông tin gì để cho Trưởng phòng HCNS + Trưởng phòng/bộ phận xem xét, sang lọc hồ sơ, chọn ra những người đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn. Đối với những quá trình công việc cần sự phối hợp nhóm ( teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào? Ví dụ: Quy trình mua hàng của phòng TCKT sẽ giúp Nhân viên HCNS biết và thực hiện đúng các thủ tục khi mua tài sản cho Công ty, phối hợp với Nhân viên Kế toán thanh toán tốt hơn. Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện Ví dụ: Trưởng phòng HCNS nhìn vào Phiếu đánh giá ứng viên, có ghi mức lương, phụ cấp, ngày bắt đầu đi làm, có chữ ký của những người liên quan sẽ biết Nhân viên HCNS soạn Hợp đồng cho người lao động có đúng hay không?